よくある質問
サービス共通のご質問と、各サービスに関するよくあるご質問をまとめています。
また、独自システムをご利用の場合でも、弊社指定フォーマットに合わせていただくことで連携が可能です。
データ連携用のバッチツールや、シングルサインオン（SSO）によるAPI連携にも対応しており、お客様の運用環境に合わせた柔軟なシステム連携を実現できます。
トライアルの実施をご希望の場合は、期間や環境についてご案内いたしますので、お気軽に弊社営業担当までお問い合わせください。
お客様のご要望や運用イメージに合わせて、各サービスの機能や活用方法をご紹介いたしますので、お気軽に弊社営業担当までお問い合わせください。
導入コストは発生いたしますが、お客様の運用に合わせた独自のシステム構築やカスタマイズが可能です。
■SaaS版
ご要望内容を製品機能として展開可能と判断し、かつ他のお客様の運用に影響がない場合に限り、機能追加やカスタマイズを検討いたします。
なお、対応内容に応じて開発費用が発生する場合がございます。
対象となるサービスや適用条件は異なりますので、最新の対応状況につきましてはお気軽にお問い合わせください。
営業担当へのご相談をご希望の場合は、お問い合わせフォームよりご依頼ください。
■SaaS版
低コストで導入でき、保守・運用は弊社にて対応いたします。ただし、管理物件数が数百件規模となる場合は、ご利用状況に応じてコストが増加する場合があります。
■専用サーバ版
独自ドメインの利用やお客様独自のカスタマイズに対応可能で、柔軟なシステム運用を実現できます。初期導入費用はSaaS版と比較して高くなりますが、管理物件数が多い場合には、トータルコストを抑えられるケースもございます。
一方、管理会社様が主に利用される管理機能につきましては、操作性や視認性の観点からPCでのご利用を推奨しております。
なお、管理会社様向けの機能につきましても、運用上必要となる主要機能はスマートフォンに対応しており、外出先からでも快適にご利用いただけます。
対応環境の詳細につきましては、お気軽にお問い合わせください。
なお、Internet Explorerには対応しておりません。
ただし、定期・緊急メンテナンス時はご利用いただけない場合があります。
メンテナンス情報はTOP画面のお知らせよりご確認いただけます。
システムは外部監査を実施のうえAWS上で運用しており、通信の暗号化、アクセス権限管理、定期バックアップなどの基本的なセキュリティ対策を実施しております。また、管理者画面におけるエリア単位でのIPアドレス制限、定期的なシステムアップデートや脆弱性対策を行うとともに、WAFによる不正アクセス対策や監査ログの取得にも対応しております。
今後も継続的なセキュリティ強化を実施し、安全で信頼性の高いサービスの提供に努めてまいります。
セキュリティ対策の詳細につきましては、お気軽にお問い合わせください。
また、緊急メンテナンスを実施する場合は、サービスへの影響を最小限に抑えるため、不定期で夜間に実施しております。
なお、専用サーバ版をご利用の場合は、お客様の運用状況に合わせてメンテナンス日時の調整も可能です。
メンテナンス情報につきましては、システム内のお知らせをご確認ください。
また、管理者・フロント担当者・会計担当者・管理員などのユーザーグループごとに、グローバルIPアドレスによるアクセス制限を設定することが可能です。
なお、お客様のネットワーク環境やセキュリティ構成によっては、ご利用いただけない場合がございます。
専用サーバ版では、お客様独自のドメインをご利用いただくことが可能で、企業ポリシーやブランドに合わせた運用を実現できます。
お客様の運用ルールに合わせて、部署や担当者ごとに権限を細かく管理いただけるため、適切なアクセス制御を実現できます。
また、SaaS版で対応できないご要望につきましては、専用サーバ版にて個別カスタマイズを行うことで対応可能です。
お客様の運用方針やブランドイメージに合わせたシステム環境を構築いただけます。
居住者様や管理員様からの直接のお問い合わせには対応しておらず、操作方法や不具合に関するお問い合わせにつきましては、管理会社様を通じてご連絡いただいております。
なお、管理会社様向けの運用支援やお問い合わせ対応につきましては、弊社にてサポートいたします。
なお、土日祝日および弊社休業日はサポート対象外となります。
また、システム障害など緊急性の高い事象につきましては、内容に応じて対応させていただく場合がございます。
詳細なサポート内容につきましては、お問い合わせください。
また、複数サービスを同時に導入される場合や、データ移行・システム連携・カスタマイズを伴う場合は、利用開始までに約6か月程度を要する場合がございます。
詳細なスケジュールにつきましては、お気軽にお問い合わせください。
これまで数十戸規模から数千戸規模のマンションまで導入実績があり、居住者数や管理戸数に応じた運用が可能です。
また、利用者数に応じた従量課金制ではないため、居住者数の増加によって費用が増加することはありません。
なお、弊社サービスはブラウザでの利用を推奨しているため、外国語での利用をご希望の場合は、Google Chromeなどのブラウザに搭載されている翻訳機能をご活用いただくことを推奨しております。
また、管理組合ごとに設定や権限を管理できるため、それぞれの運用ルールに合わせた柔軟な運用が可能です。
詳細な管理方法や対応範囲につきましては、お気軽にお問い合わせください。
管理員様向けの専用権限をご用意しており、管理会社様が許可した機能のみをご利用いただくことが可能です。また、閲覧範囲や利用可能機能を柔軟に設定いただけます。
詳細な機能につきましては、ご利用サービスにより異なりますので、お気軽にお問い合わせください。
本サービスはブラウザ上でご利用いただくシステムのため、スマートフォン、タブレット、パソコンからご利用いただけます。アプリのインストールやアップデート作業が不要なため、常に最新の機能をご利用いただけます。
また、ご登録いただいているメールアドレスに誤りがないか、メール受信設定により受信が制限されていないかをご確認ください。
特に携帯電話会社のメールアドレスをご利用の場合は、受信拒否設定やドメイン指定受信設定によりメールが届かない場合があります。
改善しない場合は、管理会社様へお問い合わせください。管理会社様を通じて弊社にて調査を実施いたします。
・迷惑メールフォルダに振り分けられていないか
・パスワード変更機能を利用したメールが受信できるか
上記をお試しいただいても解決しない場合は、以下の情報をご記載のうえお問い合わせください。
・お名前
・メールアドレス
・管理会社名
・ユーザID
ご連絡いただいた内容をもとに調査を実施いたします。
ログイン後、画面右上のアイコンから「ログイン情報変更」を選択いただくことで、メールアドレスの変更が可能です。
なお、パスワードにつきましては認証サーバーにて管理しているため、弊社では確認・変更を行うことができません。パスワードをお忘れの場合は、パスワード再設定機能をご利用ください。
なお、ご利用サービスやシステム構成によって対応範囲が異なる場合がありますので、詳細につきましてはお問い合わせください。
・推奨ブラウザを利用しているか
・ブラウザのCookie（クッキー）が有効になっているか
・JavaScriptが有効になっているか
上記をご確認いただいても解決しない場合は、管理会社様へお問い合わせください。
利用者様向けにメールによる二段階認証をご利用いただけます。また、認証コードの有効期限や利用条件については、お客様の運用に合わせてカスタマイズすることが可能です。
なお、ショートメール（SMS）を利用した二段階認証につきましては、現在対応を検討しております。詳細につきましては、お気軽にお問い合わせください。
居住者様はスマートフォンやパソコンから24時間いつでも施設の空き状況を確認し、予約を行うことができます。
また、管理会社様や管理員様は、予約状況の確認、利用制限の設定、抽選管理、利用実績の確認などを管理画面から行うことが可能です。
施設タイプ、施設、区画、利用目的などを組み合わせた柔軟な設定に対応しており、マンションごとの運用ルールに合わせた施設運営を実現できます。
施設予約と鍵の利用権限を連携することで、予約者のみが施設を利用できる運用を実現できます。
また、お客様のニーズにお応えできるよう、連携可能なスマートキーや関連サービスは継続的に拡充しております。
なお、スマートキーとの連携には別途費用が発生する場合があります。対応可能な機器や連携方法、費用につきましては製品や設置環境によって異なりますので、詳細はお気軽にお問い合わせください。
施設予約とキーボックスを連携することで、予約者のみが鍵を受け取れる運用を実現できます。
また、施設の運用ルールに合わせて、鍵の受け渡し方法や利用制限を設定することも可能です。
なお、対応可能なキーボックスや連携方法は製品や設置環境によって異なります。また、連携には別途費用が発生する場合がありますので、詳細につきましてはお気軽にお問い合わせください。
また、オンライン決済につきましても導入実績がございますが、標準機能としての製品化は2027年4月以降を予定しております。
詳細な提供時期や対応内容につきましては、お気軽にお問い合わせください。
また、請求額データの取り込み機能を備えた会計システムをご利用の場合は、弊社指定フォーマットにてデータを出力し、会計システムへ取り込んでいただく運用にも対応可能です。
詳細な連携方法や対応範囲につきましては、お気軽にお問い合わせください。
管理組合様の運用ルールに合わせて、同時に予約可能な施設の組み合わせや予約件数を設定することができます。
例えば、ゲストルームと来客用駐車場を同時に予約できる運用や、特定の施設同士は同時予約できないよう制限する運用にも対応可能です。
詳細な設定内容につきましては、お気軽にお問い合わせください。
同時に予約された施設に対して、通常料金から一定の割合（〇％）を割り引く設定が可能です。
例えば、ゲストルームと来客用駐車場を同時に予約した場合に、対象施設の利用料金を割引するなど、管理組合様の運用ルールに合わせた設定を行うことができます。
宿泊費に加え、リネン代や清掃費、駐車場利用料などの付帯費用を設定し、請求対象とすることができます。請求金額も管理組合様の運用ルールに合わせて、料金設定を行うことも可能です。
利用目的ごとに異なる料金を設定することができます。
例えば、総会利用、営利目的利用、一般利用など、利用目的に応じて料金を分けて設定することが可能です。
管理組合様の運用ルールに合わせた柔軟な料金設定に対応しております。
施設予約に紐づかない物品についても、代理請求対象として登録することができます。
例えば、バス回数券、コピー機利用料、駐輪ステッカー、鍵の追加発行費用など、管理組合様の運用に応じた請求項目を設定することが可能です。
登録した請求データは、施設利用料金と合わせて管理・出力することができます。
施設ごとに利用可能人数の上限を設定することができます。
例えば、ゲストルームは4名まで、パーティールームは20名までといったように、施設ごとに異なる人数制限を設けることが可能です。
利用目的ごとに料金設定を行うことができるため、総会利用時のみ無料とし、通常利用時は有料とするなどの運用が可能です。
例えば、集会室を総会で利用する場合は無料、一般利用や営利目的利用の場合は有料といった設定を行うことができます。
また、総会利用については、予約可能な利用者を限定することも可能です。
居住者の状況に応じて、予約可能な施設を制限することができます。
居住者・非居住者の区分や、役員就任状況などに応じて予約可否を制御することが可能です。
施設ごとにキャンセル料の発生条件を設定することができ、利用日までの残日数に応じて段階的な料金設定を行うことが可能です。
例えば、利用日の7日前までは無料、6日前から2日前までは利用料金の50％、前日以降は100％といった運用に対応できます。
管理組合様の運用ルールに合わせた柔軟なキャンセル料設定が可能です。
例えば、「月に3回まで」「同時に保有できる予約は2件まで」など、管理組合様の運用ルールに合わせた制限を設けることが可能です。
施設ごとに異なる予約回数制限を設定することもできます。
施設予約では、施設だけでなく物品の貸出管理にも対応しております。例えば、レンタサイクル、台車、脚立、工具など、貸出数に上限がある物品について、保有台数に応じた予約管理を行うことが可能です。
また、物品ごとに利用時間や貸出可能数を設定することができます。
日次表示は、時間単位で予約を行う施設向けの表示となっており、会議室や集会室などの予約管理に適しております。
月次表示は、宿泊施設や1日単位で利用する施設向けの表示となっており、ゲストルームなどの予約管理に適しております。
施設の運用形態に応じて、最適なカレンダー表示をご利用いただけます。
ゲストルームに対して、宿泊利用と時間利用の両方を設定することができます。
例えば、宿泊予約が入っていない時間帯のみ時間貸しを許可するなど、管理組合様の運用ルールに合わせた設定が可能です。
また、宿泊利用と時間利用で異なる料金や利用目的を設定することもできます。
施設ごとに最低利用時間や延長時間を設定することができます。
例えば、「最低利用時間3時間」「延長単位1時間」といった設定が可能です。
管理組合様の運用ルールに合わせて、柔軟な利用時間設定を行うことができます。
また、金額変更時や予約変更時の通知に加え、利用前案内、キャンセル料発生前の案内、利用終了案内などの定期配信にも対応しております。
なお、メールの件名や本文は管理会社様にて編集できるため、マンションごとの運用ルールに合わせたご案内が可能です。
当日の利用状況や今後の予約状況を容易に把握できるため、施設運営にご活用いただけます。
また、パソコン版では予約情報をExcel形式で出力することも可能です。
抽選結果は当選者・落選者へ通知することができ、当選者のみ予約が確定します。
また、抽選期間終了後に予約枠が残っている場合や申込者がいない場合は、先着予約へ自動的に切り替わる運用が可能です。
施設ごとに予約時の入力項目を設定することができます。
例えば、ゲストルームでは宿泊者情報、来客用駐車場では車両情報、集会室では利用目的や参加人数など、施設の運用に応じた入力項目を設定することが可能です。
また、必須・任意の設定や入力内容の制御にも対応しております。
施設ごとに利用規約や注意事項の文言を登録することができるほか、関連資料を添付することも可能です。
また、予約時の画面表示だけでなく、予約完了メールなどの案内メールに同時掲載することもできるため、利用者へ確実に周知する運用を実現できます。
施設ごとに利用条件や利用制限を設定し、予約時に利用者へ確認を求めることができます。
例えば、「20歳未満は利用できません」「商用利用はできません」などの条件を表示し、内容に同意したうえで予約を行う運用が可能です。
管理組合様の運用ルールに合わせて、様々な利用条件を設定することができます。
管理員様、コンシェルジュ様、フロント担当者様など、管理画面の利用権限を持つ方であれば、利用時間外の予約を登録することができます。
そのため、特別な利用や例外的な運用が必要な場合でも、管理画面から柔軟に対応することが可能です。
管理員様、コンシェルジュ様、フロント担当者様など、管理画面の利用権限を持つ方であれば、予約回数制限や利用条件などの各種制限を超えて予約を登録することができます。
そのため、特別な事情による予約や例外対応が必要な場合でも、管理組合様の運用に合わせて柔軟に対応することが可能です。
施設ごとに通知先を設定することができ、予約時や予約変更時、キャンセル時などに管理員様へメール通知を送信することが可能です。
また、管理員様だけでなく、管理会社様やコンシェルジュ様など、運用に応じた通知先を設定することもできます。
施設ごとに利用対象者を設定できるため、他の管理組合や近隣マンションの居住者も予約できる運用に対応しております。
例えば、複数の管理組合で共用施設を共同利用する場合や、特定の施設のみ他の管理組合へ開放する場合など、運用ルールに合わせた設定が可能です。
なお、本機能はオプション機能となり、別途費用が発生いたします。
施設ごとに予約受付開始日および予約受付終了日を設定することができます。
例えば、「利用日の3か月前から予約可能」「利用日の7日前まで予約可能」といった運用や、「毎月1日の9時から翌月分の予約受付を開始する」といった運用にも対応しております。
管理組合様の運用ルールに合わせて、柔軟に予約受付期間を設定することが可能です。
施設ごとに休館日や利用停止日を設定することができ、指定した日は予約を受け付けない運用が可能です。
例えば、定休日、設備点検日、清掃日、年末年始など、管理組合様の運用ルールに合わせて予約不可日を設定することができます。
また、特定の日付のみ予約を停止することも可能です。
そのような場合は、抽選予約を利用することで予約機会の公平性を高めることができます。
また、予約開始日時を設定することで、窓口の受付時間に合わせた運用も可能です。例えば、管理事務室の営業時間に合わせて予約受付を開始することで、窓口予約との公平性を考慮した運用を行うことができます。
その他、管理員様による代理予約など、管理組合様の運用ルールに合わせた柔軟な対応が可能です。
施設ごとに利用不可時間を設定することができ、清掃時間や設備点検、メンテナンス時間などを予約できない時間帯として管理することが可能です。
また、定期的な利用停止だけでなく、特定の日付や時間帯のみ利用を停止する運用にも対応しております。
なお、本機能はオプション機能となり、別途費用が発生いたします。
なお、管理組合様の運用に応じて、優先順位や特定条件を考慮した抽選につきましては、オプション機能となり、別途費用が発生いたします。
施設ごとに予約間隔を設定することができ、予約後の一定時間は次回予約を行えないよう制御することが可能です。
例えば、「予約後24時間は次回予約不可」「利用終了後72時間は再予約不可」など、管理組合様の運用ルールに合わせた設定を行うことができます。
人気施設の予約機会を公平にするための運用としてご利用いただけます。
そのため、一律の料金設定は行っておらず、お客様のご要件に応じてお見積りをご案内しております。
なお、SaaS版の場合は1マンションあたり月額1,500円からご利用可能です。居住者数による制限や追加課金はございません。
お見積りをご希望の場合は、お問い合わせフォームよりご希望のサービスをご指定のうえ、お問い合わせください。
管理員様、コンシェルジュ様、フロント担当者様など、管理画面の利用権限を持つ方であれば、居住者様に代わって予約を登録することができます。
電話や窓口での予約受付にも対応できるため、スマートフォンやパソコンの操作が苦手な方にもご利用いただけます。
また、管理画面から登録した予約についても、通常の予約と同様に管理・運用することが可能です。
施設ごとの利用実績や予約実績をExcel形式で出力することができます。
出力期間を指定して集計できるため、施設の利用状況分析や管理組合様への報告資料作成などにご活用いただけます。
また、利用者情報や利用料金など、運用に必要な情報を含めて出力することも可能です。
管理画面からメールの送信履歴を確認することができ、送信日時や送信対象者を確認することが可能です。
また、メールアドレス不備や受信拒否設定などにより配信できなかった場合は、不達情報を確認することもできます。
ただし、予約可能な利用者を制限することは可能です。
例えば、理事会役員のみ予約可能としたり、特定の利用条件を満たす方のみ予約可能とするなど、管理組合様の運用ルールに合わせた制御を行うことができます。
ただし、予約がキャンセルされた場合は予約枠が自動的に開放されるため、空き状況を確認のうえ予約していただくことが可能です。
また、施設によっては抽選予約を活用することで、予約機会の公平性を確保した運用を行うことができます。
施設ごとに時間帯別の料金設定を行うことができます。
例えば、日中と夜間で異なる料金を設定したり、特定の時間帯のみ料金を変更したりすることが可能です。
管理組合様の運用ルールに合わせて、柔軟な料金設定を行うことができます。
施設ごとに料金設定を行うことができるため、無料施設と有料施設を同一マンション内で運用することができます。
例えば、集会室は無料、ゲストルームや来客用駐車場は有料といった設定が可能です。
また、利用目的に応じて無料・有料を切り替える運用にも対応しております。
総会開催案内の配信から出欠回答、委任状・議決権行使書の回収、議決権集計、結果確認までをWeb上で一元管理することができます。
また、紙で提出された委任状や議決権行使書の代理入力にも対応しており、管理会社様の集計業務や集計ミスの削減を支援します。
通常総会・臨時総会を問わずご利用いただけるほか、管理組合様の運用に合わせた柔軟な総会運営を実現できます。
総会当日は、出席者の受付管理、出席状況の確認、議決権数の集計、議案ごとの採決結果確認を行うことができます。
また、当日出席者の受付方法として、QRコード読み込み、受付コード入力、管理会社様による代理登録に対応しております。
事前に提出された委任状や議決権行使書を含めた集計結果をリアルタイムで確認できるため、総会運営を円滑に進めることが可能です。
さらに、当日出席者の回答変更や代理入力にも対応しており、総会終了時点での最終結果を迅速に集計することができます。
管理組合ごとに総会の運用ルールを設定することができます。
例えば、出欠回答の受付方法、委任状や議決権行使書の運用、議案ごとの回答方式、総会当日の受付方法などを管理組合ごとに変更することが可能です。
また、第三者管理方式への移行を見据えた運用や、普通決議・特別決議などの決議条件についても、管理組合ごとのルールに合わせて設定することができます。
また、紙による委任状や議決権行使書の提出にも対応しており、管理会社様による代理入力を行うこともできます。
そのため、スマートフォンやパソコンの利用が難しい組合員様がいる場合でも、従来の総会運用と併用しながらご利用いただけます。
全組合員への一斉配信はもちろん、未回答者のみへの再案内や、特定の組合員への個別配信を行うことも可能です。
また、総会案内に加えて議案書や参考資料などを添付してご案内することができます。
管理組合様の運用に合わせて、電子配信と書面配布を組み合わせた運用にも対応しております。
総会案内メールや未回答者への再案内メールなど、各種メールの件名および本文を自由に編集することができます。管理組合様ごとの運用ルールや案内内容に合わせて文面を変更できるため、柔軟なご案内が可能です。
リマインダー機能をご利用いただくことで、指定した日時にメールを自動送信することができます。
また、未回答者のみに絞って配信することも可能なため、効率的な回答促進を行うことができます。
案内メールの件名や本文についても自由に編集することが可能です。
そのため、所有している複数住戸分の議決権を1回の投票でまとめて行使することができます。
また、自動合算だけでなく、管理会社様による手動設定にも対応しており、管理組合様の運用ルールに合わせた柔軟な管理が可能です。
システム上で議案情報を登録することで、総会案内資料を作成することができます。
また、作成済みの議案書や参考資料をPDF等で添付することも可能です。
組合員様はWeb上で議案内容や添付資料を確認しながら回答を行うことができ、作成した議案書や添付資料はPDFとして出力することもできます。
現地総会では受付時に出席登録を行うことで、出席者数や議決権数をリアルタイムで集計することが可能です。
また、事前に提出された委任状や議決権行使書の情報も反映されるため、総会当日の出席状況を正確に把握することができます。
組合員様ご自身の端末（スマートフォン・パソコン）から投票する方法と、投票用紙や現地での挙手結果を管理会社様が代理登録する方法の2方式に対応しております。
そのため、オンライン中心の運用から現地総会中心の運用まで、管理組合様の運用ルールに合わせてご利用いただけます。
また、両方式を併用した運用も可能です。
入力された結果は、事前に提出された委任状や議決権行使書、当日の出席情報と合わせて自動集計されます。
その後、当日出席者として改めて議決に参加することができ、総会当日の投票結果が集計対象となります。
そのため、事前回答と当日の出席状況が異なる場合でも、実際の総会参加状況に合わせた運用が可能です。
総会当日に登録された投票結果や代理入力された内容はリアルタイムで集計され、管理画面から決議状況を確認することができます。
また、事前に提出された委任状や議決権行使書の内容も含めて集計されるため、現在の賛成数・反対数や議決状況を即座に把握することが可能です。
議案ごとの決議結果についても、総会の進行に合わせてリアルタイムに確認することができます。
第三者管理方式（外部管理者方式）に対応しており、管理組合様の運用ルールに合わせた総会運営を行うことができます。
また、議案ごとの決議条件や議決権集計方法なども柔軟に設定できるため、第三者管理方式への移行や運用変更にも対応可能です。
法改正や管理形態の変更に合わせて、継続的に機能改善を行っております。
特別決議など、総会開催前に賛否を取得する必要がある議案がある場合は、その議案を除いた投票用紙を出力することができます。
そのため、事前に議決権行使書で賛否を取得した議案と、総会当日に採決する議案を分けて運用することが可能です。
管理組合様の運用ルールに合わせて、柔軟な投票用紙作成に対応しております。
過去の総会における決議結果は、組合員様がシステム上から確認することができます。また、議事録はExcel形式で出力することが可能です。総会で使用した議案情報や決議結果をもとに出力できるため、議事録作成業務の効率化にご活用いただけます。
紙で回収した委任状や議決権行使書については、管理会社様がシステムへ代理入力することで集計対象とすることができます。
また、紙回答とWeb回答を併用した運用にも対応しているため、組合員様ごとの利用環境に合わせた総会運営が可能です。
ただし、管理会社様は管理画面から回答内容の登録や修正を行うことが可能です。
また、総会運営の状況に応じて、回答期限の変更や再受付を行うこともできます。
ただし、管理会社様が代理登録した回答につきましては、管理画面から変更することが可能です。
また、総会当日に出席された場合は、事前回答をクリアし、当日の回答内容を反映する運用にも対応しております。
区分所有者様が事前に委任を行うことで、代理人として総会へ参加することができます。代理人による投票結果は、委任を行った区分所有者様の議決権として集計されます。管理組合様の運用ルールに合わせて、代理出席者を含めた総会運営が可能です。
議案ごとに添付資料を設定することができるため、組合員様は各議案に関連する資料を確認しながら回答することができます。
例えば、議案ごとに異なる説明資料や見積書、参考資料などを添付することが可能です。
また、総会全体で共通の資料と議案ごとの個別資料を併用することもできます。
各住戸に設定された議決権数をもとに、議決権割合を自動で計算します。
また、複数住戸所有者の議決権合算や、委任状・議決権行使書・当日投票の内容も反映したうえで集計を行うため、正確な議決権割合を確認することができます。
普通決議や特別決議など、議案ごとに設定された決議条件に基づいた自動集計にも対応しております。
そのため、総会案内送付後に区分所有者情報が変更された場合でも、最新の状況に合わせて総会対象者を管理することができます。
管理会社様にて対象者や議決権情報を調整しながら運用していただくことが可能です。
過去に開催した総会をコピーし、新しい総会として作成することができます。
議案情報や案内文、添付資料などを引き継ぐことができるため、毎年同様の内容で開催する総会の準備工数を削減することが可能です。
コピー後は、必要な箇所のみ修正してご利用いただけます。
ただし、総会結果や議事録はシステム上で公開することができるため、組合員様はWebからいつでも確認することが可能です。
そのため、総会終了後の情報共有を効率的に行うことができます。
総会案内の配信、議案書の閲覧、出欠回答、委任状・議決権行使書の提出、議決権行使までをWeb上で行うことができます。
また、現地総会とオンライン総会（Web総会）の両方に対応しており、管理組合様の運用ルールに合わせた総会運営が可能です。
紙による運用との併用にも対応しているため、段階的な電子化にもご活用いただけます。
そのため、退席後に採決が行われる議案についても、事前回答の内容をもとに集計することが可能です。
なお、退席者の取り扱いについては管理組合ごとに運用を変更することができるため、各管理組合様のルールに合わせた運用に対応しております。
複数の管理組合を対象とした合同総会にも対応しております。
管理組合ごとに対象者や議決権、議案内容を管理しながら、1つの総会として運営することが可能です。
また、管理組合ごとに集計結果を確認することもできるため、複数の管理組合が関係する総会運営を効率的に行うことができます。
なお、本機能はオプション機能となり、別途費用が発生いたします。
総会ごとに質問受付機能を利用することができ、組合員様から事前に質問や意見を受け付けることが可能です。
登録された質問は管理画面から確認できるため、総会前の回答準備や議案説明資料の作成にご活用いただけます。
また、質問受付の有無や運用方法については、管理組合ごとに変更することが可能です。
CSVファイルによる一括登録・更新に対応しております。
議決権数を含む組合員情報をまとめて取り込むことができるため、総会準備にかかる作業負荷を軽減できます。
また、専有面積に基づく議決権の管理にも対応しており、管理組合様の運用ルールに合わせた議決権設定が可能です。
そのため、共有名義の住戸であっても、管理組合様の運用ルールに合わせて総会への参加や各種回答を行うことができます。
出欠回答や委任状、議決権行使書の提出状況をもとに、総会開催要件を満たしているか事前に確認することができます。
また、出席予定者数や議決権数の集計結果も確認できるため、未回答者への案内や総会開催に向けた準備にご活用いただけます。
委任状や議決権行使書を紙で回収する運用と、Webから回答いただく運用を併用することができます。
紙で回収した回答は管理会社様が代理登録することで、Web回答と合わせて一元管理・集計することが可能です。
過去の総会資料や議事録、決議結果をシステム上で公開することができます。
組合員様はログイン後に過去の総会情報を閲覧できるため、過去の議案内容や決議結果をいつでも確認することが可能です。
なお、過去の総会情報は管理会社様が削除しない限りシステム上に保存され、継続して閲覧することができます。
委任状が提出された場合は、委任先の情報をもとに議決権数を自動で集計します。
また、議決権行使書や当日出席者の投票結果も含めて自動集計されるため、総会当日の集計作業を効率化することができます。
管理組合様の運用ルールに合わせて、委任状を含めた正確な議決権集計を行うことが可能です。
総会ごとに対象者を指定することができるため、特定の階層や棟、住戸のみを対象とした投票を実施することができます。
例えば、10階居住者のみを対象としたアンケートや決議、特定エリアに関する議案の投票など、管理組合様の運用ルールに合わせた運用が可能です。
対象者は住戸情報をもとに設定できるため、効率的に運用することができます。
また、管理組合運営に影響する法改定については継続的に情報収集を行い、必要に応じて機能改善や仕様変更を実施しております。
総会支援サービスにつきましては、1総会あたり数千円からご利用いただけますが、ご契約件数や年間の実施件数に応じて費用が変動いたします。
そのため、一律の料金設定は行っておらず、お客様のご要件に応じてお見積りをご案内しております。
詳細なお見積りにつきましては、ご希望のサービス内容をお伺いしたうえでご案内いたします。
ただし、理事会参加者の出欠確認や投票結果の管理など、一部の運用にご利用いただくことは可能です。
また、理事会開催前に意見収集や事前確認が必要な場合は、フォーム機能と併用して運用いただくことを推奨しております。